Eine konsistente Dokumentation aufzubauen und aktuell zu halten ist kein einfaches Unterfangen. Unsere Erfahrung hat vor allem eines gezeigt: Weniger ist Mehr! Deshalb empfehlen wir, mit 8 Dokumenten das Geschäft und System, und mit 4 Dokumenten das zugehörige Vertrags- und Projektmanagement zu beschreiben. Diese Essenz aus bekannten Methoden wie RUP, HERMES, SA/SD, u.v.m. haben wir in unserem 12Documents™ Microsoft Office basierten Tool zusammengezogen.
Bei Bedarf werden Modelle mit dem Tool Enterprise Architect von Sparx Systems (Australien) in die Dokumentation integriert und kontrolliert verwaltet.
Während die 4 Projektdokumente (Vertrag, Plan, Bericht(e), Abschlussdokument) bei Projektende ins Archiv überführt werden, sollen und müssen die 8 Geschäfts- und Systemdokumente (Übersichten, Ziele/KPIs, Geschäftsdokument, Architekturdokument, Benutzerhandbuch, Entwicklerhandbuch, Testdokument, Betriebshandbuch) in die Betriebs- und Wartungsphase übernommen und dort weiter gepflegt werden. Auch für den Betrieb und die Wartung entstehen wieder die 4 Projektdokumente, hier in der Form von Wartungsverträgen, Releaseplänen, Qualitätsberichten und (jährlichen) Statusberichten. Während der Wartung können für grosse Änderungen und Erweiterungen eigenständige Projekte definiert werden. Hier ist darauf zu achten, dass die Änderungen an den Geschäfts- und Systemdokumenten mit den laufenden Wartungsänderungen koordiniert erfolgen.